המשרד הוא למעשה לב ליבו של העסק הממוצע. ניהול איכותי של פעילויות "משרדיות" שונות, הוא גם הכרח וגם מקור אפשרי להתייעלות רבה ומתמשכת בעסק. לא פלא לכן, שמנהלים רבים מחפשים תדיר רעיונות ושיטות לשפר פעילויות משרד שונות. כיצד משתלבים בכך שירותי מזכירות במיקור חוץ? במה מדובר בפועל? ומה עוד כדאי לכם לדעת על כך?
המזכירות במרכז העניינים
לקיבוצים יש מזכירות, לאיגודי ספורט יש מזכירות ולעסקים בוודאי שיש מזכירות. שירותי מזכירות הן שירותים חשובים מאוד לעסק כדי שיוכל לנהל את הפעילות השוטפת שלו. בעזרת שירותי מזכירות במיקור חוץ, תוכלו לתת מענה לפעילויות כגון תקשורת שוטפת עם גורמים שונים כמו ספקים ולקוחות, כולל הפעולה הבסיסית והחשובה של קבלת שיחות נכנסות. תוכלו לטפל באופן מסודר ויעיל מאוד בתיאום פגישות. תוכלו להבטיח טיפול יסודי ומדויק בפעולות חיוניות בנוסח הוצאת חשבוניות. ואלה כמובן רק כמה דוגמאות אופייניות. כל זאת, מתבצע באמצעות שרות מרוחק של מזכירות, אשר אתם שוכרים בתשלום חודשי. השרות מספק מענה לפעילויות מוגדרות, בהתאם לדרישותיכם המשתנות. חשוב לציין, שהוא ישתלב בפעילותכם השוטפת באופן "חלק". כלומר, לקוח שמתקשר אליכם למשל, לא אמור לדעת שמי שעונה לו, לא עונה ממשרדי החברה ממש. למרות זאת, הוא יקבל מענה מקצועי וזה מה שחשוב.
מה זה נותן לכם?
שירותי מזכירות במיקור חוץ, יסייעו לכם בין השאר ב:
- מקצועיות מאלף ועד תו – מענה מקצועי לכל הפעילויות שבהן מדובר. השוו זאת למשל ליזם עם עסק קטן, שבו הצוות המצומצם נאלץ להיות צוות של כולבויניקים, שכל אחד עושה גם את תחום התמחותו וגם מסייע בכל דבר נוסף שנדרש. זה טוב ויפה, אבל לא תמיד מקצועי מספיק.
- חסכון כספי – תודות לכך שלא מעסיקים עובדים למטרות אלה במודל הרגיל והמורכב של שכירים. כמו כן, שירותי המזכירות ניתנים לצריכה באופן גמיש מאוד, כך שניתן להבטיח התאמה מרבית מבחינה כספית לדרישותיכם המשתנות.
- פינוי זמן – העברת חלק מהפעילויות לגורם חיצוני, תפנה לכם זמן להתמקד בפעילויות שחשובות לכם יותר.
למי זה מתאים ולמה?
שירותי מזכירות במיקור חוץ מתאימים במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים, למי שעובדים מהבית וליזמים. זאת, במיוחד למי ש
- אין להם את המשאבים – עסקים כאלה, פעמים רבות מוגבלים במשאבים שעומדים לרשותם. זה יכול להיות עסק קטן שאין לו את התקציב לכוח האדם הנדרש או למשל עסק מהבית שאין לו את שטח המשרד הפיזי הדרוש.
- חיונית להם המקצועיות – לכל עסק חיונית מקצועיות, אבל יש עסקים שנמצאים במצב רגיש במיוחד מבחינת שרידותם. במצב כזה, כמו של עסק חדש, הפרטים הקטנים עשויים לעשות הבדל גדול במיוחד.
- נמצאים בשינוי מתמיד – עסקים בצמיחה, התרחבות, תהליכי רכישה ומיזוג וכדומה. במצבים כאלה, טוב שיש אפשרות להרחיב את הצוות שמטפל בפעילויות משרד, בהתאם לצורך, באופן קל וגמיש. השינוי גם עשוי להיות כזה, שלא ברור אם הוא יימשך ולכן, לא ברור אם הוא ידרוש שינוי בהרכב צוות העובדים השכירים. למשל, סביב השקת מוצר חדש, עשוי להיות גל התעניינות שיביא לשיחות נכנסות רבות מהרגיל. האם זה יימשך? עד כמה? הדבר תלוי בין השאר, במידה שבה המוצר יצליח בשוק או שלא.
לסיכום
בכל עסק חשוב להיות מודעים לאפשרויות כאלה. אם אתם עדיין לא מכירים – עשו לעצמכם טובה ובדקו את נושא שירותי המזכירות במיקור חוץ.
